ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA PARA INICIAR EL NEGOCIO

Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una buena organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas.

Estos son algunos pasos para lograrlo:

1.   Tener claro los objetivos. El primer paso para darle una estructura a su empresa es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.

2.   Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuántos necesita y cuáles son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.

3.   Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery, deberá apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como recepción de llamados, despacho de los productos, servicio post-venta, etc. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera. Puede consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado su negocio y tener una idea al respecto.

4.   Divida estas actividades en unidades. Especifique en qué consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.

5.   Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tares, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se apresure en hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que se les pide y están de acuerdo.

6.- Elija al líder. En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos intermedios.

7. Mantenga al día la organización de la empresa. Esté atento a los cambios. Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o cambios externos. Renueve su empresa según sus necesidades.

8.- Desarrolla un equipo. Incluso el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la forma de empleados u otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un experto en todo y si lo intentas perderás el foco de por qué empezaste ese negocio en primer lugar. Asegúrate de que tienes un equipo de personas con conocimientos que te ayuden a administrar la empresa, necesitas, comienza haciendo una lista de las actividades que:

No quieres hacer              

No sabes cómo hacer                  

Sabes cómo hacer, pero no tienes el tiempo para hacerlo

9.- Documenta tus procesos. Los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces. Ford y Apple comenzaron como negocios pequeños. Asegúrate de que estas preparado ante cualquier crecimiento que tu negocie experimente. Revisa los procesos y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a cabo y documéntalos. Esto te ayudara a:

•     Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser tomadas en cuenta. Además, contar con procedimientos documentados garantiza consistencia en las políticas.

•     Tener la habilidad de manejar la situación cuando alguien se vaya.

•     Poder entrenar a las personas para fortalecer la empresa.

•     Hacer crecer el valor del negocio. ¿Sabías que la mayoría de los inversores de negocios no quieren comprar una empresa si toda la información está en la cabeza del dueño? Si cuentas con sistemas solidos bien documentados, aumentas significativamente el valor de tu negocio.

10.- Cuídate a ti mismo. Es fácil sentirse consumido cuando tienes un negocio que sacar adelante. Asegúrate de que dejas un tiempo para ti mismo. Los empresarios más exitosos se aseguran de tomar vacaciones y tiempo para recargar las baterías. Es verdad que todos los dueños de negocios tienen mucho que hacer y la lista nunca termina.